15.10.2024 - Janne Hakala

Lukuaika 4 min

Kunnossapidon toimintamallit ovat yrityksissä ja organisaatioissa muotoutuneet usein vuosien ja jopa vuosikymmenten saatossa ilman, että niitä olisi koskaan erikseen kuvattu tai dokumentoitu. Tai jos onkin kuvattu, niin ne ovat saattaneet jäädä pölyttymään mappiin tai verkkolevyn kulmalle. Kunnossapidon toimintamallien eli prosessien kuvaaminen on avainasemassa toiminnan kehittämisessä. Selkeästi dokumentoidut prosessit tuovat lukuisia muitakin hyötyjä koko organisaation toimintaan. Onko teidän kunnossapidon prosessit kuvattu ja dokumentoitu? Koska niitä on viimeksi päivitetty? Käytetäänkö niitä aktiivisesti toiminnan kehittämisen työvälineenä? Lue miksi prosessien kuvaaminen ja dokumentointi kannattaa tehdä ja mitä hyötyjä niillä saavutetaan.

Kunnossapidon prosessien kuvaaminen: Miksi se on niin tärkeää?

Prosessit ovat monissa organisaatioissa tarkasti kuvattuja – usein vain tuotannossa. Muun muassa laatujärjestelmät vaativat prosessien kuvaamista ja dokumentoimista, jolloin ne on tehty täyttämään laatujärjestelmän vaatimukset. Valitettavan usein kunnossapidon prosesseja ei kuitenkaan ole kuvattu yhtä johdonmukaisesti. Tämä johtaa siihen, että kunnossapito saatetaan nähdä yrityksessä pelkkänä tukifunktiona, joka kutsutaan paikalle kun tuotannossa tulee ongelmia ja kunnossapito tekee huoltoja silloin kun ne tuotannon prosesseihin sattuu sopimaan.

Kunnossapito on kuitenkin paljon enemmän kuin tuotannon tukitoiminto. Sillä on keskeinen rooli tuotantolaitoksen toiminnan varmistamisessa ja jatkuvuuden turvaamisessa. Kun kunnossapidon prosessit on kuvattu ja dokumentoitu, se samalla nostaa kunnossapidon profiilia ja arvostusta organisaation sisällä merkittävästi. Tämä tekee näkyväksi sen, mitä kunnossapito oikeasti on – se ei ole vain kiireellisten vikakorjausten tekemistä ja huoltojen suorittamista, vaan olennainen osa yrityksen strategista toimintaa.

Kunnossapidon profiilin nosto prosessikuvauksilla

Kun kunnossapidon prosessit dokumentoidaan selkeästi, se auttaa tekemään kunnossapidon työn näkyväksi organisaation muille osapuolille. Tämä ei ainoastaan nosta kunnossapidon arvostusta, vaan se osoittaa myös johdolle ja muille osastoille, että kunnossapito on systemaattinen ja suunnitelmallinen toiminto, joka tukee koko organisaation tavoitteita. Kunnossapidon prosessit on usein pidetty hiljaisena tietona, mutta dokumentointi tekee ne ymmärrettäviksi ja helposti jaettaviksi. Prosessien kuvaaminen antaa myös selvän kuvan siitä, mitä toimintoja kunnossapito sisältää ja mitkä ovat sen keskeiset vastuut ja tehtävät.

Monesti kuulee, kuinka haastavaa on saada kunnossapidon ennakkohuoltoja sovitettua yhteen tuotannon kanssa. On myös melko harvinaista, että tuotannon prosessikuvauksessa on huomioitu kattavasti kunnossapidon ja käyttövarmuuden hallinnan tarpeet. Kunnossapidon prosessikuvaukset mahdollistavat käyttövarmuuden hallinnan paremman huomioimisen sekä vuorovaikutuksen esimerkiksi tuotannonsuunnittelun ja kunnossapidon välillä. Tämä on edellytyksenä toimivalle kokonaisuudelle.

Prosessikuvausten hyöty pitkäjänteisessä kehitystyössä

Kunnossapidon prosessien kuvaaminen ei tarkoita sitä, että luotaisiin "kiveen hakattuja", muuttumattomia sääntöjä tai lopullisia toimintamalleja. Sen sijaan kyse on jatkuvasta kehittämisestä. Kuvaamalla nykytilan toimintamallit, voimme aina palata niihin ja tunnistaa kehityskohteita johdonmukaisesti. Kun kehittämisen pohjalla on olemassa oleva ja ajantasainen prosessikuvaus, on kehitystyö huomattavasti systemaattisempaa ja helpommin perusteltavaa. Prosessikuvausten avulla voidaan asettaa kehitystavoitteita ja mitata edistystä – mikä toimii, mikä vaatii muutosta? Näin kunnossapidossa voidaan jatkuvasti parantaa toimintaa, tehostaa resursseja ja saavuttaa parempaa laatua ja käyttövarmuutta.

Toimintamallien merkitys henkilö - ja järjestelmätasolla

Prosessien kuvaaminen tukee myös uusien työntekijöiden perehdytystä, ulkoistetun kunnossapidon kilpailutusta ja auttaa tuomaan selkeyttä koko organisaation kunnossapitotoimintoihin. Ei ole poikkeuksellista, että uuden työntekijän astuessa palvelukseen, hän saa ristiriitaista tietoa toimintamalleista ja -tavoista, riippuen keneltä organisaatiossa ohjeita on saanut. Poikkeuksellista ei myöskään ole se, että kunnossapitokumppani tuo tarjoamansa palvelun mukana omat prosessit, jotka pahimmillaan ovat ristiriidassa tilaajan omien toimintamallien ja -tapojen kanssa.

Perehdytysten ja ostettujen kunnossapitopalvelujen helpottamisen lisäksi prosessikuvaukset tukevat myös kunnossapidon järjestelmähankintoja. Kun prosessit on kuvattu, voidaan järjestelmätoimittajille esittää selvät vaatimukset siitä, millaisia toiminnallisuuksia tarvitaan, miten järjestelmän tulisi tukea kunnossapidon toimintaa ja millä mittareilla prosessien toimivuutta mitataan ja arvioidaan. Tämä helpottaa sekä järjestelmän valintaa että myöhemmin sen konfigurointeja ja käyttöönottoa.

Myötäileekö teidän kunnossapidon nykyiset toimintamallit kunnossapitojärjestelmänne käyttöohjeita tai kenties kunnossapidon palveluntuottajan itsensä kannalta optimaalisia malleja vai onko prosessit rakennettu aidosti juuri teidän liiketoiminnan erityistarpeiden ja kriittisten menestystekijöiden ympärille?

Hyötyä koko organisaatiolle

Kunnossapidon prosessien kuvaamisesta on monenlaista hyötyä koko organisaatiolle. Se nostaa kunnossapidon profiilia, auttaa perustelemaan resurssitarpeita ja kehittämään toimintaa suunnitelmallisesti. Se on myös tärkeä työkalu uusien työntekijöiden perehdytyksessä ja tukee myös kunnossapidon ulkoistamista ja järjestelmähankintojen toteuttamista.

Kunnossapidon prosessien kuvaaminen on siis paljon enemmän kuin pelkkä dokumentointitehtävä – se on strateginen työkalu, jonka avulla voidaan varmistaa kunnossapidon tehokkuus, vaikuttavuus ja arvostus osana koko organisaation menestystä.

Prosessikuvausten laatiminen ja dokumentointi – tylsääkö?

On ymmärrettävää, että prosessikuvausten laatiminen ja dokumentointi saattaa tuntua aluksi puuduttavalta ja jopa tylsältä tehtävältä. Miksi kuvata ja dokumentoida asioita, jotka jo toimivat – tai eivät toimi? Usein heti alkuvaiheessa prosessikuvausten laadinnassa yllätyksenä havaitaan, että saman asian ratkaisemiseen on nykyisin käytössä useita eri toimintamalleja, joita voitaisiin yhdenmukaistaa ja samalla poistaa pullonkauloja. Lukuisat eri toimintamallit johtuvat usein toimintatapojen henkilöitymisestä. Näissä tapauksissa eri henkilöt ratkaisevat saman asian eri tavoilla. Kun saman asian ratkaisemiseen valitaan yhteistyössä ne parhaat käytännöt ja toimintamallin, on sitä huomattavasti helpompi lähteä kehittämään, kuin useita rinnakkaisia toimintatapoja.

MaintLeapilla on vahva kokemus prosessikuvausten tekemisestä. Hyödynnämme prosessikuvausten laadinnassa muun muassa yhteiseurooppalaista SFS EN 17007 -standardia, joten pyörää ei ole tarpeen lähteä keksimään aina uudelleen. Meillä on selkeä toimintamalli ja työkalut, jotka tekevät kuvausten luomisesta tehokasta ja konkreettista. Vaikka prosessikuvausten laatiminen voi tuntua raskaalta aluksi, niiden jatkokehitys ja päivittäminen on yllättävän helppoa, kun ne on kerran tehty. Apua on saatavilla, ja me MaintLeapilla autamme mielellämme tekemään tästä prosessista mahdollisimman vaivatonta ja hyödyllistä organisaatiollenne.

Odottavatko kunnossapidon toimintamallien kuvaukset sitä ensimmäistä tai kenties seuraavaa askelta? Ota ratkaiseva askel kunnossapidon toimintamallien kuvaamiseen ja dokumentointiin sekä niistä saatavien hyötyjen konkretisointiin!