5.8.2024 - Janne Hakala

Lukuaika 3 min

Kunnossapidossa tavoitteet voidaan jakaa karkeasti kahteen pääluokkaan. Toiminnan laatua ylläpitäviin ja toiminnan laatua kehittäviin tavoitteisiin. Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme, mitä erityisesti toiminnan laatua kehittävien tavoitteiden asettamisessa on syytä ottaa huomioon ja miten välttää sudenkuopat tavoitteisen asettamisessa. Kirjoituksessa tutustumme hyväksi koettuun SMART-menetelmään tavoitteiden asettamisessa.

Toimintaa kehittävien tavoitteiden asettaminen on keskeinen osa tehokasta kunnossapitoa. Liian usein ne kuitenkin määritellään ylimalkaisesti tai ne eivät tue riittävästi yrityksen tavoitteita. SMART-menetelmä tarjoaa selkeän kehyksen tavoitteiden asettamiselle ja varmistaa, että ne ovat selkeitä, konkreettisia ja saavutettavissa olevia. Kunnossapidon tavoitteiden asettaminen SMART-menetelmällä on todettu tuovan merkittäviä parannuksia kunnossapidon tehokkuuteen ja prosesseihin. SMART-tavoite muodostuu sanoista Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound. Jokaisella sanalla on merkityksensä tavoitteen asettamiselle.

Specific – Tarkkaan rajattu

Ensimmäinen askel on rajata tavoite mahdollisimman tarkasti. Epämääräiset ja tulkinnanvaraiset tavoitteet eivät tue tavoitteen vaatimaa selkeyttä. Tarkasteltaessa kunnossapidossa asetettuja tavoitteita kriittisesti, huomataan hyvin usein, että tavoitteeseen kytkeytyy liian paljon muuttujia tai ulkoisia tekijöitä, joihin ei ole tosiasiallisia mahdollisuuksia vaikuttaa omalla toiminnalla. Tämä tekee tavoitteesta usein aivan liian epämääräisen. Sen sijaan tarkkaan rajatut tavoitteet nostavat muun muassa motivaatiota niiden saavuttamiseksi.

Measurable – Mitattavissa

Tavoitteiden on oltava selkeästi mitattavissa, jotta voit seurata niiden edistymistä ja saavuttamista. Mittarit tulisi olla objektiivisesti tarkasteltavia, eli yksiselitteisiä ilman erilaisten subjektiivisten tulkintojen mahdollisuuksia. Yleinen sanonta: "If you can't measure it, you can't manage it", pätee erityisen hyvin kunnossapidon tavoitteisiin ja niiden asettamiseen.

Achievable – Saavutettavissa

Tavoitteiden on oltava realistisia ja saavutettavissa. Aseta tavoitteet, jotka ovat haastavia mutta mahdollisia. Ota huomioon käytettävissä olevat resurssit, järjestelmät, aikataulu ja olosuhteet. Liian haastavat tavoitteet laskevat luonnollisesti tekijöiden motivaatiota tavoitteiden saavuttamiseksi. Erityisesti tässä osiossa onkin hyvä keskustella niiden kanssa, jotka ovat avainasemassa tavoitteen saavuttamiseksi. Tavoitteeseen sitoutumiselle on huomattavasti paremmat edellytykset, kun avainhenkilöt ovat päässeet vaikuttamaan tavoitteen laajuuteen ja haastavuuteen.

Relevant – Relevantti

Usein näennäisesti hyvin asetetut tavoitteet ovat tarkemmassa tarkastelussa paljastuneet korkeintaan SMAT-tavoitteiksi. Niistä siis puuttuu relevanttius. Tavoite on saatettu asettaa saatavissa olevien mittareiden mukaan tai erityisesti toimintaa ylläpitäviä mittareita on seurattu pidemmän aikaa niiden merkitystä kyseenalaistamatta. Tavoitteiden on oltava relevantteja ja linjassa organisaation yleisten tavoitteiden kanssa. Varmista, että ne tukevat liiketoiminnan strategiaa ja parantavat kunnossapidon prosesseja.

Turhan usein kunnossapidon johtamisessa, on törmätty seuraavaan peruslähtökohtaan: Järjestelmässä on olemassa dataa ja tämän ympärille rakennettuja valmiita mittareita. Miksi ei siis kytkettäisi näihin mittareihin jotkin sopivat tavoitetasot? Ongelmana tässä mallissa usein on, että olemassa olevat mittarit lähtevät ohjaamaan toimintaa, jolloin häntä heiluttaa koiraa. Jotta tavoitteet palvelisivat toimintaa mahdollisimman tehokkaasti, tulisi asiaa lähestyä käänteisessä järjestyksessä. Ensimmäisenä tulisi määritellä ne relevantit tavoitteet, jotka ovat linjassa ylemmän tason tavoitteiden kanssa. Sen jälkeen tavoitteiden tueksi ja seuraamiseksi määritetään tarvittavat mittarit ja analyysit. Tämän jälkeen varmistetaan, että analyysien rakennuspalikoiksi muodostuu jatkuvasti riittävästi laadukasta dataa, joka on helposti saatavilla analyysejä varten.

Time-bound – Aikataulutettu

Toimintaa kehittävillä tavoitteilla on oltava selkeä aikaraja. Tämä auttaa keskittymään tavoitteiden saavuttamiseksi. Aikataulutus on myös erinomainen keino välitavoitteiden asettamiseen, jolloin tilannetta voidaan tarkastella määrävälein ja tehdä tarvittaessa korjaavia liikkeitä. Ilman selkeää tavoitteelle asetettua aikataulua, tavoite ei ole johdonmukainen ja sanotaankin, että tavoite ilman aikataulua on unelma: "jonain päivänä...".

SMART-tavoitteiden hyödyt kunnossapidossa

SMART-tavoitteiden asettaminen auttaa selkeyttämään odotuksia ja priorisoimaan toimenpiteitä. Ne tarjoavat konkreettiset mittarit edistymisen arvioimiseksi ja auttavat pitämään tiimin motivoituneena ja keskittyneenä. Lisäksi ne parantavat viestintää ja yhteistyötä eri osastojen välillä, koska kaikilla on yhteinen ymmärrys tavoitteista ja niiden saavuttamisen tärkeydestä.

Haasteemme juuri sinulle arvoisa lukija

Onko teillä kunnossapidon toimintaa kehittävät tavoitteet määritetty ja päivitetäänkö niitä säännöllisesti tukemaan yrityksen tai organisaation strategiaa? Ovatko teidän kunnossapidon toimintaa kehittävät tavoitteet fiksuja - SMART? Haastamme sinut arvioimaan nykyisiä tavoitteitanne ja tarkistamaan, täyttävätkö ne SMART-tavoitteen kriteerit. Jos huomaatte, että tavoitteenne eivät ole riittävän tarkkoja, mitattavissa olevia, saavutettavia, relevantteja tai aikataulutettuja, on aika päivittää ne.

MaintLeap on täällä auttamassa teitä asettamaan ja saavuttamaan SMART-tavoitteet juuri teidän kunnossapitoonne.