Kannustimet voivat olla hyvin yksinkertaisia – ei tarvita rahaa tai tavaroita. Esimerkiksi yksinkertainen suullinen kiitos tiimipalaverissa tai henkilön mainitseminen organisaation sisäisessä viestinnässä voi riittää. Arvostuksen osoittaminen antaa monille asentajille hyvän syyn jakaa tietoa.

Kokeneet asentajat kannattaa ottaa aktiivisesti mukaan uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Tämä ei ainoastaan tuo arvokasta tietoa esiin, vaan myös rakentaa yhteisöllisyyttä ja korostaa tiedon jakamisen merkitystä.

Kannusta tiimityötä ja yhdessä ongelmanratkaisua sen sijaan, että jokainen keskittyisi vain omaan työhönsä. Kun tiimiä rohkaistaan jakamaan tietoa ja tekemään päätöksiä yhdessä, tiedon panttaaminen vähenee luontevasti. Yhteistyö ja jatkuva keskustelu lisäävät myös luottamusta ja avoimuutta.

Kun työyhteisö on avoin ja kunnioittava, arvokkaat ratkaisut ja kokemukset jaetaan helpommin. Kun kaikkia rohkaistaan osallistumaan tiedon jakamiseen, koko tiimi hyötyy.

Esimiehet ja johtohenkilöt voivat toimia tärkeinä roolimalleina tiedon jakamisen edistämisessä. Kun esimies jakaa omaa tietämystään avoimesti, se luo esimerkin, jota muut seuraavat. Johtaminen esimerkin kautta voi rohkaista kaikkia organisaation tasoja osallistumaan aktiivisemmin tiedon jakamiseen.

Tiedon jakamisen arviointi kannattaa ottaa kiinteäksi osaksi työntekijöiden kanssa käytäviä kehityskeskusteluita ja suoritusarviointeja. Tämä ei tarkoita tiukkoja mittareita, vaan esimerkiksi keskustelun avaamista siitä, miten työntekijä on jakanut osaamistaan tiimille ja auttanut muita kehittymään. Tämä osoittaa, että organisaatio arvostaa tiedon jakamista yhtenä keskeisenä työn onnistumisen mittarina.

Vakiintuneet tavat, kuten viikoittaiset tai kuukausittaiset kokoukset, joissa asentajat ja tiimit voivat jakaa oivalluksia, haasteita ja ratkaisuja, auttavat normalisoimaan tiedon jakamista. Tämä voi olla epävirallinen ympäristö, jossa kaikki voivat kertoa omista kokemuksistaan ja oppimistaan asioista.

Voit kokeilla pelillistämistä kannustimena. Pelillistäminen tarkoittaa kevyttä kilpailuhenkisyyttä, jolla on luonnollinen taipumus motivoida työntekijöitä. Voit käyttää luovuutta miten tiedon ja osaamisen jakamisella voi kerryttää pisteitä. Tällaisia pisteitä voidaan kerryttää tiimikohtaisesti, ja tiimit voisivat kilpailla toisiaan vastaan tiedon jakamisen määrässä tai laadussa. Tässä kannattaa vapaasti käyttää luovuutta ja kokeilla mikä toimii ja mikä ei.

Jos työntekijä ei luota siihen, että hänen tietonsa arvostetaan oikein tai että hänen roolinsa on turvattu, hän voi epäröidä tiedon jakamista. Organisaation tulisi panostaa luottamuksen rakentamiseen – sekä työkavereiden välillä että johdon suuntaan. Avoin viestintä ja työilmapiiri, jossa epäonnistumisia ei käytetä syytöksinä, vaan oppimismahdollisuuksina, voi vähentää tiedon panttaamista. Työntekijöiden tulee voida turvallisesti jakaa kokemuksensa myös epäonnistumisista.

Käytössä olevien järjestelmien ja työkalujen tulisi tukea tiedon jakamista. Ketterät ja helposti käytettävät työkalut, kuten nopeat muistiinpanot tai ääni- ja videoviestit kentältä, voivat tehdä tiedon jakamisesta vähemmän työlästä. Samalla voidaan lisätä avoimuutta ja helppoa pääsyä tiedon äärelle kaikille tiimin jäsenille.